Adresslisten – gut vorbereitet ist halb gewonnen

24.09.2019 - Daniella Schori

Das persönliche – personalisierte – Anschreiben hinterlässt beim Kunden nachhaltigen Eindruck – wenn dieses korrekt ist. Es lohnt sich, die Excel-Liste akribisch vorzubereiten. Schreibfehler im Namen stechen sofort ins Auge, falsch adressierte Post kommt nicht an!

Je klarer die Informationen für die Personalisierung aufbereitet sind, desto kleiner das Fehlerpotenzial. Das gilt es zu beachten:

Personalisierte Anreden werden automatisiert zusammengesetzt
Elektronische oder Print-Mailings können mehrere tausend Kontakte adressieren. Die Zusammensetzung von Anreden oder Adressetiketten erfolgt daher automatisiert. Man definiert, welche Felder das Mail- oder Druckprogramm wie zusammensetzt.

Beispielsweise: «Briefanrede» «Anrede» «Akad. Titel» «Name». Das ergibt «Sehr geehrte Frau Dr. Meier» oder «Lieber Herr Müller».

Du oder Sie?
Die Komposition der Adressfelder variiert in der Regel bei der Du oder Sie Ansprache. Erfassen Sie bei jedem Kontakt das Merkmal Du oder Sie und definieren Sie für beide Versionen die Zusammensetzung.

Beispiel Sie: «Briefanrede» «Anrede» «Akad. Titel» «Name». Das ergibt «Sehr geehrte Frau Dr. Meier»

Beispiel Du: «Briefanrede» «Vorname». Das ergibt «Lieber Thomas»

Checkliste für eine gut vorbereitete Versandliste:

  • Pro Information eine Spalte: Strasse – Nr – PLZ – Ort...
  • Die Informationen zu Du/Sie und ggf. der Sprache nicht vergessen
  • Alle Spalten vollständig ausfüllen bzw. bewusst leer lassen – z. B. wenn der Kontakt keinen akademischen Titel hat
  • Auf die korrekte Schreibweise aller Angaben achten
  • Pro Sorte eine Liste bzw. mehrere Reiter
  • Nicht benötigte Informationen löschen – diese verwirren die Agentur oder Druckerei
  • Keine unnötigen Leerschläge, keine Zeilenschaltungen
  • Keine artfremden Informationen in die Spalte einfügen – z. B. keine Erläuterungen in der Namensspalte

Hier geht's zum Download einer Muster-Datei

Ein Komma nach der Anrede oder keines? Den Brieftext nach der Anrede gross oder klein beginnen? Mehr dazu in diesem Blogbeitrag.

 

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